The Inside Out

Trabajar con estilos y tablas en Writer

Para el segundo tutorial pasamos a temas algo avanzados, o por lo menos no aprovechados como deberían ser. Hablaremos para empezar de cómo trabajar con estilos, y cómo crear y trabajar con plantillas de documentos. Además, para ver otros temas no relacionados pero importantes, veamos cómo trabajar con tablas y con dibujos.
En el primer tutorial lo llevamos de la mano escribiendo un documento, pero ahora veamos cómo usar el programa más a fondo.

Trabajar con estilos

Cuando uno escribe texto rutinariamente, acostumbra usar siempre una tipografía, pongamos Times o Sans, en un tamaño determinado, con subrayado en determinados casos, con negrita, centrada y de otro tamaño en un título. Los estilos son una manera de definir cada una de estas instancias. Puede definir entonces un estilo "Texto Normal" para la tipografía Sans tamaño 12 justificada y con espaciado de 1,5, por ejemplo. En lugar de tener que elegir las tres opciones, puede simplemente seleccionar ese estilo. OpenOffice incluye un Estilista, un panel flotante de trabajo con estilos, que muestra todos los estilos disponibles y permite crear o actualizar nuevos. Abralo usando el botón en la barra de funciones o usando la tecla F11. Verá la ventana que mostramos debajo:

en la que ya tiene varios estilos predefinidos. Note que también hay un campo para el trabajo rápido con estilos ya existentes en la barra de objetos, a la izquierda del campo de selección de fuentes.

La manera más fácil de crear un estilo nuevo es sin duda modificar uno ya listo. Para eso, en la ventana del estilista seleccione, digamos, el estilo Cuerpo de Texto, o Predeterminado. Vamos a modificar la fuente, el tamaño, la alineación y el interlineado. Para empezar, haga doble click en el estilo "Cuerpo de Texto" y verá cómo los ítems mencionados cambian a los de ese estilo. Ahora seleccione una tipografía que le guste (en nuestro caso, Luxi Sans); luego un tamaño de 12 puntos; la alineación derecha; y el interlineado (modificable rápidamente desde el menú contextual, haga click derecho y verá, entre muchas, esa opción) a 1,5. Al terminar de modificar, vaya a la ventana del estilista y presione el último botón, "Actualizar estilo" para almacenarlo. Note que para cambiar de estilo en el estilista debe hacer doble click.

Para usar un estilo, puede simplemente seleccionarlo desde la barra de objetos al empezar a trabajar en un párrafo, o seleccionar texto ya escrito y cambiarlo desde ese mismo campo o desde el Estilista.

Los estilos que ve al abrir el estilista no son todos los disponibles: si hace click en los botones del estilista verá la lista de estilos para cada caso: estilos de párrafo, de caracteres, de página, etc.

Finalmente, la recomendación principal es que se tome un tiempo para editar a gusto al menos los estilos que más usa, le ahorrará mucho tiempo después. Nota: esto puede servirle en muchos otros campos aparte de la composición de textos: el prever nunca es malo.

Trabajar con plantillas de documentos

Siguiendo con el concepto de automatizar las partes rutinarias del trabajo, las plantillas de documentos son una manera de trabajar más rápido. Pongamos que usted ecriba cartas empresariales normalmente. Puede usar entonces una plantilla para tener preconfigurados los campos usuales: Fecha, destinatarios y compañías, firma, etc. Para ver un ejemplo, abra Writer y presione sin soltar el botón izquierdo del mouse sobre el ícono de "Nuevo..." en la barra de funciones, o vaya al menú "Archivo - Nuevo". Allí verá que la última opción es "Plantillas y documentos" (de paso, en nuestro sistema al menos las dos opciones anteriores son plantillas: "Etiqueta" y "Tarjetas de visita"). Al hacer click verá esta ventana:

Haga doble click en la carpeta "Predeterminado" para ver todas las plantillas predeterminadas. Entre ellas (están en inglés al menos en nuestra versión) elija "ID2_Letterhead". Es una carta comercial. Hacer doble click en una plantilla abre un documento preformateado, en este caso, con el nombre de su compañía a la derecha, el destinatario y su dirección, la firma, etc.

Por supuesto, puede crear nuevas plantillas. Para esto debemos primero introducir el concepto de campos de texto. La idea de los campos de texto es tener un documento con áreas de datos predefinidos (los campos). Para insertar uno en un documento nuevo, haga click en la opción "Campos - Otros..." del menú "Insertar" y verá todas las posibilidades. Maneras más rápidas son usar el ícono "Insertar Códigos de Campo" de la barra de herramientas o hacer doble click en el espacio grande a la derecha en la barra de estado. Se abrirá un diálogo con todos los campos disponibles dispuestos en pestañas.

Esencialmente, debería usar campos para describir información que el usuario no tiene que completar: el autor de la carta o documento, la fecha, la hora, etc. son datos que (en teoría) el sistema puede agregar por sí solos (esto depende de que el usuario haya configurado su procesador de textos correctamente, claro). Ejemplos de datos que pueden ir como campos son los que damos arriba, y algunos otros como fórmulas estándar de saludo ("Atte.", "Buenos días", etc.). Un dato que no debería configurarse como campos es por ejemplo el texto de la carta.

Una vez que haya terminado de definir su plantilla personalizada, abra el menú "Archivo - Guardar como", de un nombre a la plantilla y guárdela como "Plantilla de OpenOffice.org". Ahora podrá usarla.

Uso de tablas

Las tablas son bastante útiles si en medio de un documento queremos insertar una lista de cosas, o una planilla simple. Por supuesto, hay muchos más usos, como comparaciones entre productos (piense en "Diferencias entre Python y Perl"). Note que puede embeber directamente hojas y diagramas de Calc usando las opciones "Pegar" y "Pegado especial" del menú "Editar", o el diálogo "Insertar - Objeto" después de seleccionar y copiar en Calc. Aquí hablamos de cosas que no requieren complicaciones ni cálculos. Agregar una tabla es simple, y puede trabajarse en ella casi como si fuese una hoja de cálculo. El ícono de insertar tablas, , se encuentra en la barra de herramientas. Haga solamente un click para activar el diálogo de tablas o deje presionado el botón del mouse para ver la barra de inserción:

Hay otra barra, "Insertar objeto", , que como ve también sirve para algo parecido. La diferencia es que un objeto generalmente es más "inmutable". Entre ambas debería poder agregar a su documento de todo salvo dibujos. Writer, como otros procesadores de texto, permite crear dibujos simples. Algunos abusamos de esta característica, y el programa nos castiga merecidamente. Si necesita dibujar imágenes basadas en vectores, use un programa de dibujo vectorial, no un procesador de textos. Le aseguramos que su sanidad mental se lo agradecerá.

Pero ya basta de ver barras, veamos cómo crear y trabajar con tablas.
Como dijimos, lo más fácil es pulsar el ícono y completar el diálogo de inserción con la cantidad de filas y columnas deseadas. Apenas pulse "Aceptar" verá que la tabla se crea en la hoja, desde la posición del cursor. Las tablas tienden a abarcar todo el espacio horizontal posible, pero puede redimensionarlas arrastrando con el mouse sus bordes. Verá que el puntero cambia de forma a una flecha doble. Cuidado: no se puede redimensionar una tabla si ha seleccionado alguna de sus celdas (al menos en la versión 1.0 de Writer).

Al situarse sobre una tabla, verá que el Estilista cambia sus opciones de estilos a los apropiados para esta tarea: encabezados de tabla, etc. Además, la barra de objetos también cambia. Notará que esto pasa también con otros objetos: imágenes, diagramas, dibujos, etc.

Algo muy, muy interesante para un estudiante de ciencias (Esos trabajos prácticos con miles de tablas de resultados) es la posibilidad de etiquetar cada tabla con un nombre. Esto indexa la tabla automáticamente como "Tabla 1 - etiqueta". Lo bueno es que si después agregamos una tabla antes que ésta, sus números cambiarán automáticamente, sin que tenga que preocuparse por chequear. Lo mismo puede hacerse para imágenes, etc. Puede etiquetar objetos haciendo click derecho sobre ellos y seleccionando "Etiqueta" en el menú contextual.

Pero volviendo nuevamente a las tablas, aquí le mostramos cómo se ve una tabla vacía con una etiqueta (la línea gris a la izquierda es el margen):

Puede moverse entre las celdas con las teclas Enter o Tab. El pulsar Tab sobre la última celda crea una nueva fila.

Dibujos con Writer

Aquí hablamos de los dibujos que usted puede hacer directamente en Writer con la barra de dibujo:

Aunque la creatividad y el uso de cada herramienta en particular es su responsabilidad, le recomendamos una cosa para que no se vuelva demente: aprenda el uso de las funciones "Agrupar" y "Desagrupar". ¿Por qué decimos esto? Porque conocemos la historia: uno arma la obra maestra en Writer, un capolavoro de circulitos, flechas, triángulos, texto, etc. Luego escribe un poco más y descubre que todo se ha movido sin orden, y hay que pasar horas modificando todo, sufriendo porque "la imagen se pega al margen de la hoja"...

¿Cómo dibujar entonces? Es simple: trace su dibujo, pero cada tanto, seleccione todos los elementos del dibujo con la herramienta de selección, (en la barra de dibujo también) y haga click derecho. Seleccione el menú "Grupo" y en él, "Agrupar". Haga esto después de haber cumplido pasos difíciles. No se preocupe, puede seguir dibujando encima de un grupo, seleccionar todo nuevamente y volver a agrupar. Si comete algún error, la opción "Grupo - Desagrupar" es lo que busca.

Pero el mejor consejo que podemos darle es definitivamente este: use un programa de dibujo para dibujar, y un procesador de texto para procesar texto. Use Open Office Draw o el Gimp y tendrá mejores resultados, que después puede insertar directamente como imágenes.

Con esto casi hemos terminado los tutoriales de OpenOffice Writer. Aunque sin duda no hemos alcanzado a arañar siquiera la superficie de lo que puede hacer el programa, creemos que desde aquí usted tiene la base necesaria para trabajar sin problemas. El siguiente tema es la configuración de OpenOffice.