The Inside Out

Open Office Calc: Uso avanzado

En este segundo tutorial sobre Calc veremos las particularidades de la interfase de la planilla de cálculo y un poco más sobre el trabajo con funciones. Además, aprenderemos a ordenar y filtrar datos.

La interfase de Calc

Además de las barras de herramientas (vertical, a la izquierda) y de funciones y objetos (arriba) que vimos en el segundo tutorial de Writer, Calc tiene también algunas otras características importantes para su uso correcto¹. Por ejemplo, vemos que se agrega una tercera barra arriba, la barra de fórmulas, que nos muestra la celda en que estamos, la fórmula que contiene, y un ícono para acceder al diálogo de fórmulas. Pero además vemos que, en la parte inferior, encima de la barra de estado, hay una lista con (en principio) tres hojas. Se pueden quitar o agregar más con un click derecho en esa barra, así como cambiar el nombre de la hoja activa. Si desea mover una hoja (algo útil cuando además de hojas normales use gráficos) simplemente haga drag and drop con la hoja que quiere mover.

La segunda particularidad de la interfase es el trabajo con celdas: habrá notado que las celdas seleccionadas están recuadradas, y que hay un cuadradito en el vértice inferior derecho. Ese cuadradito sirve para copiar valores o tendencias a las celdas vecinas. Vamos a trabajar con él. Escriba en una celda el número 2, y en la de abajo el 4. Ahora seleccione las dos celdas. Por último, arrastre el mouse desde ese cuadradito del que hablamos hacia abajo y verá que la selección se amplía como un borde rojo, pero que los contenidos de las celdas, al soltar el mouse, siguen la progresión: 6, 8, 10, 12... Esto es el autocompletado de celdas a partir de una tendencia. Si usted escribe fechas (como 12/03/2003 y 14/03/2003) verá que se completan fechas. Si quiere trabajar con multiplicaciones o potencias, simplemente llene tres o cuatro celdas con los valores de la progresión que desee (Cuidado: Calc tiende a lo simple: si la progresión puede ser una suma, la hará como suma).

Trabajar con funciones

Hablamos en el tutorial anterior del AutoPiloto de funciones, y es hora de volver a verlo. En sus comienzos con Calc lo consultará a menudo, sobre todo si usa planillas de cálculos para trabajos matemáticos o científicos. Calc incluye una completa galería de funciones (en la versión más nueva, 1.1, que acaba de salir al mercado, Calc incluye equivalentes de todas las funciones de Excel XP). Encontrará funciones matemáticas, trigonométricas, logarítmicas, financieras, etc. Puede perderse tranquilamente en la cantidad de posibilidades, y por eso existe el AutoPiloto.

Aunque es posible usar fórmulas dentro de fórmulas escribiendo todo en una sola celda, no se lo recomendamos como costumbre: hacer un error en una fórmula larga es extremadamente fácil, y muy difícil y tedioso de corregir. Por eso, arme sus datos y sus fórmulas con cuidado, separando en columnas y titulando correctamente cada columna. Le ahorrará mucho tiempo. Es mejor dividir una fórmula complicada en tres o cuatro celdas para cada una de las partes principales, y luego unirlas en una última celda. Un ejemplo:

=(2*c1+c3/d$2)*e5+e4-(e23+(22*7))

es algo muy feo de leer. Cuando tenga que trabajar con delicias como examen de incertezas estadísticas, entenderá el por qué de esta recomendación.

Lo esencial a recordar para trabajar con cualquier función es la sintaxis de una fórmula de Calc (o de casi cualquier planilla de cálculo, para el caso). Una fórmula correctamente escrita contiene lo siguiente:

1. El signo = al comenzar la fórmula.
2. Operadores: + , -, * , / y otros.
3. Paréntesis: use ( y ) cuantas veces necesite. A diferencia de las matemáticas tradicionales, aquí NO debe usar corchetes [] o llaves {} para este propósito, ya que se usan para delimitar otras expresiones. Puede preferir cerrar el paréntesis al abrirlo y después escribir entre medio, para asegurarse de eliminar ese tipo de error. Por supuesto, no agregue paréntesis de más entonces.
4. Funciones. Las funciones empiezan con el nombre de la función, y encierran entre paréntesis a los operandos o argumentos, es decir, los valores que queremos que transforme. Esos valores pueden ser (generalmente) cualquier cosa, incluídas otras funciones.
5. Espaciado. Aunque lo mejor para escribir una fórmula larga y compleja es separarla en celdas, es conveniente también separar las funciones y los valores entre sí por espacios para que la fórmula sea legible. Recuerde: no sólo quiere crear la fórmula, quiere también poder editarla más adelante.

Para que esto condense, le damos un ejemplo. Escriba valores cualquiera en las celdas A1 a A5 y luego esta fórmula en A6:

=raíz(A1^2 + A2^2 + A3^2) + ( raíz(A4 * A5^2) )

Si OpenOffice calcula todo bien (escriba la palabra raíz con acento) el resultado aparecerá correctamente. Si aparece algún error, asegúrese de que no faltan ni sobran paréntesis, y de que su versión de OpenOffice está en castellano (las funciones cambian de nombre en inglés). El resultado en nuestro caso fue el siguiente:

Note cómo se ve la fórmula en la barra de fórmulas, mientras la celda muestra el resultado. Ahora haga doble click en la celda para editarla, pero cuidado: hacer click en otra celda ahora escribe el nombre de esa celda en la fórmula. Presione Esc para salir de la edición.

Por supuesto, algo más prolijo podría haber sido escribir una parte de la fórmula en una celda (en A6 por ejemplo) otra en la siguiente, y usar una última para el resultado. Si se fija, en realidad los paréntesis alrededor de la segunda función RAÍZ no son necesarios, pero no alteran el resultado. Esa función, por cierto, calcula raíces cuadradas. Los símbolos ^ que ve son operadores de potenciación: elevan un número a una potencia. por ejemplo, 6^2 es 6², es decir, 36.

Ordenar datos de varias columnas

Vamos a trabajar ahora ordenando y filtrando columnas de datos. El ejemplo clásico debe ser una lista de alumnos y calificaciones, que vamos a "saborizar" agregando los sueldos de sus padres para ver si hay alguna tendencia interesante (por supuesto, todos los datos mostrados son ficticios). Truco: para tener celdas con varios renglones use al escribir Control + Enter. La lista que preparamos se ve así:

Lo que vamos a hacer ahora, como muestra el video que sigue, es seleccionar las celdas importantes: las de alumnos, notas y sueldos, sin los títulos. Arrastre el mouse de la celda A4 a la celda C10. Ahora usaremos la barra de herramientas (la barra vertical a la izquierda de la ventana). La opción más simple de ordenado de datos es usar los íconos "Orden Ascendente" y "Orden Descendente": . Orden Ascendente ordena de menor a mayor (o de A a Z) y Orden Descendente al revés. Si pulsa uno de ellos, las listas se ordenarán de acuerdo a la primera columna.

Ahora veamos un poco más: cómo ordenar por cualquier columna, no por la primera. Para esto debe usarse el menú "Datos - Ordenar", desde donde se abrirá el siguiente diálogo:

Aquí puede usar hasta tres columnas distintas para ordenar. Además de eso, en la pestaña "Opciones" encontrará varios criterios para afinar el ordenamiento, especialmente la posibilidad de ordenar en filas o en columnas.

Además de ordenar podemos hacer algo aún más interesante, filtrar los datos. Esto es, mostrar de un área de celdas solamente aquellas filas que muestren datos que respondan a un filtro. Como antes, lo mejor es la práctica.

Calc dispone de un AutoFiltro bastante bueno. Para usarlo, seleccione en la planilla de alumnos, notas y sueldos las celdas de datos, incluídos los encabezados (en la imagen, las celdas A3 a C10). Ahora pulse el botón "AutoFiltro", , de la barra de herramientas. Verá aparecer tres íconos de flecha en las celdas de encabezado. Si pulsa en uno de ellos verá las posibilidades de filtrado. Pruébelas.

Aunque es rápido y cómodo, el AutoFiltro no es todo. Imagine que en lugar de querer ver sólo los alumnos con calificación 8 quiere ver los que tienen más de 6 (aprobados, bah). Para esto deberá crear un filtro nuevo. Abra el menú "Datos - Filtro - Filtro predeterminado" y en el diálogo que aparece podrá definir las condiciones. En el ejemplo, debería escribir lo que se ve en la figura de abajo.

Al hacer click en "Aceptar" se filtrarán inmediatamente los datos. También es posible abrir el diálogo de filtros desde el mismo ícono de filtrado, si existe: simplemente seleccione el tipo "Predeterminado".

Por supuesto, es posible hacer muchas cosas más con Calc, pero ya no deberían ser un problema para usted. Esperamos que el manual de ayuda incluído con Calc lo guíe ahora que ha dado los primeros pasos.

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1 En realidad uno no debería hablar de un uso "correcto" o "incorrecto" de un programa: el que un usuario "haga las cosas mal" en una interfase es un error del programador o del creador de la interfase, o un intento de dirigirse a otro público. Si nota algo contraintuitivo, no dude en chequear la base de datos Bugzilla para Open Office. Por otro lado, recuerde que usted no es el único que usa la planilla de cálculo, y que Calc no es precisamente la única aplicación que se ve así (al menos en rasgos generales). Tal vez a otra gente le sirva el estado actual de la interfase allí donde a usted le parece poco intuitivo.