The Inside Out

Primeros pasos en Calc

Usted está aquí porque necesita llevar cuentas con su computadora. Asumimos que usted sabe por qué necesita usar una planilla de cálculos, aunque no sepa cómo. Una planilla de cálculos es el equivalente de un cuaderno de contabilidad con la habilidad extra de calcular solo. Antes de empezar a calcular, es importante que usted conozca el entorno en el que está trabajando.

Una planilla de cálculos consiste de filas y columnas en las cuales usted puede ordenar datos contables y hacer operaciones con ellos. Además, es posible usarla para crear gráficos a partir de datos estadísticos, y como una base de datos sencilla.

Al iniciar, verá algo como la imagen que mostramos arriba. En ella puede ver la apariencia de la planilla de cálculos más completa en su sistema Linux: además de las barras de herramientas y funciones típicas de cualquier programa, una planilla de cálculos se basa en una barra de fórmulas y en celdas. La barra de fórmulas nos permite acceder rápidamente a celdas, y escribir fórmulas con un ayudante. Las celdas nos permiten escribir datos y luego referenciarlos desde otras celdas. Es esencial que usted comprenda esto: en una planilla de cálculos, uno escribe datos en celdas que pueden "llamarse" desde otras celdas para trabajar. Un ejemplo: uno puede crear una fórmula que calcule las ganancias de la empresa a partir de gastos, entradas, etc. ¿Qué será más fácil: editar la fórmula cada mes con los nuevos valores, o referirla a celdas que contengan esos valores y que puedan editarse con más facilidad?

Sería bueno que usted lea en este momento la introducción a Writer si no conoce absolutamente nada sobre trabajo con aplicaciones en una computadora, dado que contiene consejos generales que lo ayudarán aquí. Si en cambio tiene una experiencia básica, podemos seguir. También puede leer esta sección del segundo tutorial de Writer para algunas explicaciones sobre la interfase de OpenOffice. Por último, si sigue perdido en lo que a interfase de usuario se refiere, puede ver este tutorial sobre entornos gráficos.

Como en cualquier planilla de cálculos, en las celdas de Calc podemos ingresar (escribir) datos o fórmulas. Los datos son simplemente datos: texto o números (por ejemplo, un título de página, o un precio). Las fórmulas en cambio son expresiones matemáticas que relacionan celdas entre sí para realizar cálculos. Todas las fórmulas deben comenzar con el signo = , lo que no comience con él se toma siempre como dato. El resultado de una fórmula se muestra generalmente en la misma celda en que se escribió la fórmula, mientras que la fórmula en sí se ve en la barra de fórmulas. Esto suena complicado, pero apenas apliquemos el concepto a la realidad, verá lo que queremos decir.

Usted puede moverse entre celdas de varias maneras. Puede pulsar Enter para pasar a la celda de abajo, pulsar Tab para pasar a la celda de la derecha, o usar los cursores para ir a la celda contigua que quiera. Los cursores, eso sí, no funcionarán si está reeditando el contenido de una celda (después de haber hecho doble click en una celda que ya tenía contenido).

Cálculos simples

Usted puede usar su planilla de cálculos como una calculadora, para cuentas simples. Esto es perfectamente posible, aunque estaría desperdiciando el poder que le proporciona. Por ejemplo, usted puede hacer operaciones simples. Haga un click en una celda cualquiera y escriba en ella:

= (25 + 4) * (2 - 1)

Al pulsar Enter luego de escribir, usted verá en la celda el resultado de la operación (29 en este caso); y en la barra de fórmulas verá la fórmula escrita. ¿Ve lo que queríamos decir arriba?

Si desea corregir esta fórmula, haga doble click en la celda. Verá ahora la fórmula que usted había escrito. Otra manera de editar el contenido de una fórmula es seleccionarla con un click y luego escribir en la barra de fórmulas. Ya que hablamos de usar Calc como calculadora, los operadores básicos son +, -, * y / para suma, resta, multiplicación y división, y puede usar paréntesis para ordenar las cuentas más claramente. En nuestro caso, la fórmula

= 25 + 4 * 2 - 1

daría como resultado no 29 sino 32, porque la operación de multiplicar se evalúa antes que las de suma o resta. Si recuerda las matemáticas del colegio secundario, entenderá la precedencia que Calc le da a cada operador. En caso de dudas, use paréntesis al escribir para obtener el resultado que desea.

Siendo Calc una planilla de cálculo, es no sólo posible sino deseable el trabajar con celdas, escribiendo su letra y número. Por ejemplo:

= a2 + b2 - c2 * d2

Esto es muy útil, y a ésto nos referíamos al principio con el ejemplo de las ganancias de una empresa: porque usted puede usar el nombre¹ de una celda para introducir valores con los que se hace un cálculo muy repetido, y ver inmediatamente el resultado, sin tener que reescribir toda la fórmula. Para terminar de aclarar esto, hagamos una fórmula basada en celdas, algo simple: en la celda A1 escriba el valor 2. Ahora en la celda A2 escriba la fórmula

 A1 * A1

Cuando pulse Enter verá que la celda A2 muestra el resultado de la fórmula, 4. En la barra de fórmulas se ve, si selecciona la celda, la fórmula, no el resultado. Ahora pruebe a cambiar el valor de la celda A1. Verá cómo la celda A2 se actualiza al nuevo resultado.

Fórmulas con funciones

Aunque usted puede hacer mucho con simples operaciones, es posible llegar mucho más lejos (o al menos mucho más rápidamente) usando las funciones incluídas en Calc. Por ejemplo: usted quiere sumar los datos contenidos en las celdas 1 a 10 de la columna C. Para dos o tres datos, esto puede hacerse simplemente escribiendo en una celda aparte, por ejemplo:

= c1 + c2 + c3

pero para varias celdas esto se hace muy molesto. Podemos usar entonces la función suma:

= suma (c1:c10)

El proceso es simple: se escribe en la celda la función y se abre el paréntesis. Luego, sin pulsar Enter, se arrastra el mouse sobre las celdas a sumar. Por último se cierra el paréntesis y se pulsa Enter. También puede escribirse directamente toda la fórmula, pero para esto es necesario ver cuáles son las celdas inicial y final.

La barra de fórmulas, como dijimos, es una característica distintiva de una planilla de cálculos. La de Calc se ve así:

Vemos a la izquierda el campo de celdas, con el nombre de la celda o celdas seleccionadas, luego el ícono de autopiloto de funciones, el ícono de sumatoria (para sumar rápidamente los valores de celdas seleccionadas; y el campo de fórmulas, donde se puede escribir.

Usted debería ahora ver la lista de funciones ofrecidas por OpenOffice Calc para darse una idea de lo que puede hacer con el programa. Veremos algunas en particular en otros tutoriales, principalmente para mostrarle cómo es la sintaxis en funciones complejas. Puede ver la lista de todas las funciones, ordenadas por tipo, haciendo click en el ícono del AutoPiloto de funciones, en la barra de fórmulas: . La ventana del autopiloto se ve así:

y le permite escribir fórmulas con ayuda y descripciones. Veremos su uso en el siguiente tutorial.

Selección de celdas

Algo esencial al trabajar es saber cómo seleccionar celdas, y qué significa. Es posible hacer una selección de tres maneras:

• Arrastrando y soltando con el mouse.
• Usando los cursores mientras presiona la tecla Shift. Seleccione la celda inicial y mueva los cursores hasta llegar a la celda final. Si debe seleccionar muchos datos (una columna muy larga, por ejemplo) puede ayudarse con las teclas AvPág y RePág.
• Escribiendo en la barra de fórmulas celda inicial:celda final, por ejemplo:

  a5:c10

  selecciona el cuadrado entre la celda A5 y C10 igual que si lo hubiese hecho con el mouse.

Al trabajar con listas (una lista de precios o de calificaciones) es importante a veces sumar todos los datos rápidamente (para sacar un total u obtener un promedio, por ejemplo). Calc provee un botón de la barra de fórmulas especialmente para obtener el resultado de la suma de celdas: . Para usarlo, seleccione una celda vacía y haga click en el ícono, luego seleccione las celdas que quiere sumar. El resultado de la suma aparecerá en la celda destino.

Para casos más complejos que una suma hay que usar funciones, y para eso hay que saber cómo se escriben. Para ver eso, pasemos al siguiente tutorial.

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¹ El nombre de una celda es su ubicación en una fila y una columna. Como verá, las filas se numeran y las columnas se nombran con letras. El nombre de la segunda celda de la tercer fila será entonces B3.